To customize or to standardize……….that’s the question.
Heeft u ook al eens voor zo’n dilemma gestaan, of staat u op dit moment voor dit dilemma? Veel bedrijven die op het punt staan om hun IT en software systemen te updaten staan voor een moeilijke keuze: Kopen wij standaard oftewel ‘common of the shelf’ (COS) software of laten wij een software pakket op maat maken. Beide varianten hebben hun voor- en nadelen. Hoe kom je er als verantwoordelijke beslisser dan achter wat het beste is voor je organisatie? In deze blog wil ik ingaan op de strategische en tactische vragen die beslissers zichzelf moeten stellen om hier een antwoord op te kunnen geven.
Het beoordelen van de vraag is namelijk niet simpel en kan ook niet op basis van een simpel afvink-lijstje beantwoord worden. Wel kunnen we een aantal criteria en belangrijke punten aanstippen die belangrijk zijn in de afweging van de keuze. Wat zijn de generieke meningen over standaard versus Maatwerk software? Laat ons eens kijken wat er zoal geschreven is en de voor de hand liggende voor- en nadelen van de twee uitersten is.
De organisatie aanpassen aan de software of de software aanpassen aan de organisatie.
In de ideale situatie heb je software die op maat gemaakt is op de processen van je eigen organisatie. Een aantal bedrijven weten op basis van zeer goede software een concurrentie voordeel te behalen omdat de software meer flexibiliteit, snellere marktrespons of lagere kosten oplevert dan de concurrenten in de markt. Zo’n pakket is toegesneden op de exacte wensen van het bedrijf. De programma van eisen is vertaald naar de juiste functionaliteit. Bij standaard software staat de functionaliteit en de eisen vast omdat ze niet specifiek voor uw organisatie zijn gemaakt maar voor organisaties met vergelijkbare behoeften en processen. De software wordt gebouwd op basis van de gemiddeld noodzakelijk algemene deler. Er zit dus veel functionaliteit in wat een ieder zou kunnen gebruiken, maar er zitten ook veel functies bij waar je niet direct behoefte aan hebt. Daarnaast is het concurrentie voordeel van zo’n pakket een stuk geringer. Bijkomende uitdaging is dat de processen van de organisatie zich vaak moeten aanpassen aan de software in plaats van andersom. De functionaliteit die je niet nodig hebt moet in vele gevallen ook nog gedeactiveerd worden omdat je niet wil dat medewerkers daar gebruik van maken.
Implementatietijd en kosten.
Een veel gehoord criterium voor de keuze voor een standaardpakket is vaak dat de implementatietijd en de kosten lager liggen dan bij maatwerk software. Gaat het om een standaard pakket en een organisatie waar de processen relatief simpel zijn, dan zal dat ook in veel gevallen ook zo zijn. Immers een boekhoudpakket voor bijvoorbeeld de Retail sector zal niet heel complex zijn en makkelijk te implementeren. Doordat de maakkosten van het pakket gedeeld wordt door meerdere klanten kan de kostprijs relatief laag blijven. Worden de processen echter complexer en de noodzakelijke behoeften unieker dan wordt het vinden van de juiste maatwerk software moeilijker. De standaard pakketten leveren maar gedeeltelijk de functionaliteit die gewenst is en uitbreidingen op de pakketten zijn soms wel mogelijk maar kosten tijd en zijn erg kostbaar. Er vindt dan alsnog een stuk maatwerk plaats. Bij de ontwikkeling van maatwerk software zal in het algemeen in de opstartfase iets meer tijd nodig zijn, maar ook daar wordt gekeken naar wat ooit al een keer ontwikkeld is en kan op basis van Scrum en SAFe methodiek al snel een werkende versie gemaakt worden[i]. Het voordeel daarvan is dat je gedurende de ontwikkeling nog functionaliteit en ideeën kunt toevoegen. Op voorhand is het namelijk best lastig om alle wensen van alle stakeholders m.b.t. functionaliteit op te tekenen en te prioriteren. De kosten worden bepaald door het aantal Scrum Sprints die je met het development team kan doen. De ontwikkeltijd zal zeker bij maatwerk software langer zijn omdat er simpelweg geen ontwikkeltijd bij Standaard software is. Wat wel minder tijd zou kunnen kosten is de implementatie. Immers, de software is gebouwd op basis van de processen van de organisatie en niet andersom.
Dynamiek versus Stabiliteit:
Een andere veelgehoorde mening is dat standaard software meer stabiliteit biedt dan maatwerk software. Natuurlijk zal bij gestandaardiseerde software per release een uitgebreide test plaatsvinden. Deze test vindt echter plaats op die functionaliteiten die in het pakket zitten en niet op de connecties en koppelingen die aan de achterkant andere software met het pakket verbind. De meeste leveranciers van maatwerk software geven aan dat de software Backward compatible, wat betekend dat in principe bij alle updates je omgeving stabiel zou moeten blijven. Verandert de omgeving echter snel of gaat de software ontwikkeling van de standaard software een andere kant op dan op je eigen wensen, dan gaat de standaard software iedere keer ietsje minder goed passen en moet de organisatie zelf zich steeds meer aan de software aanpassen. Dat is niet waar veel bedrijven naar op zoek zijn. Bij maatwerk software zal in het algemeen ook gewerkt worden met releases. Hier hebben de releases tot doel om gebruik te maken van de nieuwste technologie en om de functionaliteitswensen die opgekomen zijn te verwerken. Door goed te testen en door goed te letten op de architectuur van de software kan de stabiliteit gewaarborgd worden. Maatwerk software is in principe veel flexibeler en beter schaalbaar dan de gestandaardiseerde pakketten.
We hebben nu een aantal factoren behandeld die van invloed kunnen zijn op de keuze tussen maatwerk software en standaard software. We hebben gezien dan het afhangt van het type organisatie en of de software de core business moet automatiseren of een ondersteunend systeem. Belangrijk is ook om te beantwoorden of het pakket een concurrentievoordeel moet opleveren, hoeveel tijd je hebt en welk budget er voor handen is. Ook de complexiteit en de dynamiek van de organisatie bepaald voor een deel de keuze. Kortom het is niet een zwart-wit keuze die snel en makkelijk te maken is. In dit brede speelveld heb ik een paar tips die de besluitvormer kan helpen de juiste keuze te maken.
Tip 1: Kennis is macht: Allereerste tip is “Kennis is macht”. Het betreft hier de kennis, de doelen en de strategie van de organisatie aan de ene kant en kennis van de beschikbare oplossingen aan de andere kant. Wie goed zijn eigen processen kent en weet waar de organisatie naar toe beweegt, die kan makkelijker schakelen en besluiten wat voor IT en Software het bedrijf nodig heeft. Ik kom nog vaak tegen dat IT en Software als een apart thema wordt behandeld. Dit hoort niet zo te zijn. Wanneer software en IT niet geheel in het verlengde van de doelen van de organisatie en de lange termijn strategie ligt, wordt de IT meer een obstakel dan een hulp. Al snel zal blijken dat bij de keuze van de software en IT er gekozen is voor een oplossing die op dat moment nodig was, maar die losgekoppeld was van de lange termijn doelen. Het besluiten en afwegen van IT systemen en software moet dus door het management gedragen worden en in lijn van de strategie liggen. Het management en de IT afdelingen moeten zich daarom verdiepen welke technische- en software oplossingen er zijn en welke processen er geautomatiseerd moeten worden. Kennis waar je naar toe wil, kennis van de markt, je eigen bedrijfsprocessen en van je eigen IT is daarom cruciaal. Veel bedrijven trappen in de val dat ze te snel naar oplossingen gaan zoeken zonder goed stil te hebben gestaan wat nu echt de activiteiten zijn die ondersteund moeten worden, hoe de processen geoptimaliseerd kunnen worden en wat de randvoorwaarden zijn. Het programma van eisen is dan incompleet.
Tip 2: Partner met de juiste adviseur. Natuurlijk kan je niet alle IT trends bijhouden, noch kun je kennis hebben van alle Pro’s- en Con’s van verschillende pakketten. Het is daarom belangrijk om je te laten adviseren door een goede partner die daar wel de kennis van heeft. Natuurlijk is er veel informatie beschikbaar van de leveranciers van pakketten, maar deze zal altijd gekleurd zijn en niet het hele verhaal vertellen. Laat je onafhankelijk adviseren of vraag een second opinion aan bij een ander bedrijf. Ook kan een bedrijfsbezoek aan een bedrijf dat een beoogd pakket gebruikt of een bezoek aan een bedrijf dat ervaring heeft met een maatwerk leverancier veel info geven. Op deze manier valideer je de veronderstellingen over pakketten en diensten die de software leveranciers aanbieden en krijg je ook andere zaken te horen die niet in het standaard super positieve verkoopverhaal worden meegenomen.
Tip 3: Bouw op een Agile manier: Je weet niet vandaag wat je morgen wil. Bij software ontwikkeling leer je al bouwend wat je echt wil. Het is voor heel veel bedrijven erg lastig om van te voren helemaal te bepalen aan welke criteria een pakket moet voldoen en welke functionaliteiten er vereist zijn. Ondanks veel voorwerk komen er gedurende het traject nieuwe ideeën en nieuwe eisen naar voren. Zeker bij bedrijven waar de omgeving dynamisch is en er snel ingespeeld moet worden op markt trends, is het vaak makkelijker om op een Lean/Scrum manier te werk te gaan en niet alles vooraf in criteria vast te leggen. Een dergelijke manier van werken is echter alleen toepasbaar bij een maatwerk oplossing waarbij in Sprints gefaseerd de oplossing wordt opleverd. Dit past wel in de visie van bijvoorbeeld Eric Ries[ii] waarin hij promoot om zo snel mogelijk een Minimal Viable Product (MVP) op de markt te zetten zodat klanten en gebruikers zo snel mogelijk feedback kunnen geven en een bedrijf zo snel mogelijk de Build – Measure – Learn leercyclus kunnen doorlopen. Door continue een nieuwe versie te bouwen maak je iedere keer een beter product en zie je steeds beter wat je wil. Ook nieuwe wensen als gevolg van marktverandering kunnen sneller opgepakt worden.
Tip 4: Best of both worlds. Waarom zouden we ons alleen focussen op maatwerk of standaard software? Er kan ook gecombineerd worden, waarbij de meeste van de hierboven genoemde voordelen van beide mogelijkheden gebruikt kunnen worden. Denk dus ook na over mogelijke hybride software oplossingen, waarbij je een stuk standaard software combineert met een maatwerk portal die ook andere maatwerk software kan ontsluiten. Belangrijk hierbij is om een overzicht te hebben welke functionaliteitseisen meer generiek zijn en welke specifiek zijn (en vaak ook een concurrentie voordeel kunnen opleveren). Tegenwoordig zijn een aantal generieke functionaliteiten zoals Workflow, CRM en Boekhouding makkelijk te koppelen aan meer specifieke proces-ondersteuning software. Deze zogenaamde Platform-software is gemaakt om te koppelen met maatwerk software. Wel zal bij iedere implementatie van deze platform software expertise ingehuurd moeten worden om die koppeling tot stand te brengen.
Conclusie: Zoals ik in het begin van mijn blog al heb aangegeven is het maken van de keuze tussen maatwerk versus standaard software niet een hele simpele. Er zijn natuurlijk altijd de basis randvoorwaarden waarbinnen een besluit hierover moeten passen, namelijk tijd en geld. In de bovenstaande analyse en tips komen echter een paar zaken naar boven die altijd van toepassing zijn. Ken je business en strategie goed en weet waar je naar toe wil, indien mogelijk, bouw op een Agile manier zodat je flexibel blijft en gebruik maakt van de leereffecten van nieuwe versies. Daarnaast is het belangrijk dat goede info en advies inwint over de mogelijkheden en onmogelijkheden. Tenslotte is het niet altijd het kiezen tussen twee uitersten, maar kunnen deze uitersten ook gecombineerd worden in een maatwerk oplossing die gebruik maakt van een standaardoplossing of vice versa. Heeft u zelf ideeën of heeft u hulp nodig bij uw besluitvorming? Ik ga graag met jullie in gesprek, stuur mij een mail en ik neem snel contact met je op!
Ralph Habets
Managing Partner IT Progresso
Contact:
ralph.habets@itprogresso.con
06-25262621
085-0602225
[i] Richard Knaster & Dean Leffingwell, SAFe Distilled 4.0, 2017
[ii] Eric Ries, The Lean Startup, 2011