Het Kanban Bord
Het Kanban bord is een middel om Kanban methode toe te passen op projecten. Je kunt een voorbeeld van een Kanban bord hierboven zien. Traditioneel is dit een fysiek bord met magneten, plastic chips of PostIT notities, die de werkactiviteiten voorstellen op een whiteboard. Tegenwoordig zijn er echter meer en meer software tools ontwikkeld met Online Kanban borden. Een Kanban bord, fysiek of digitaal, is samengesteld met verschillende ‘swim lanes’ of kolommen. De eenvoudigste versies hebben drie kolommen met: ‘to do, in progress, en done’. De kolommen of lanes van een software ontwikkel project kunnen bestaan uit ‘backlog, ready, coding, testing, approval, ready/done’ .

Kanban kaarten of PostIT’s vertegenwoordigen het werk en iedere kaart wordt op basis van voortgang in een van de kolommen geplaatst. Deze kaarten geven in een oogopslag weer wat de status is van een activiteit. Er kunnen ook verschillende kleuren gebruikt worden die verschillende statussen of details vertegenwoordigen. Bijvoorbeeld zou een groene kaart een ‘feature’ kunnen vertegenwoordigen en een oranje kaart bijvoorbeeld een taak.

Voor- en nadelen van Kanban:
Kanban’s visuele representatie van een project biedt unieke voordelen wanneer een project Agile wordt bestuurt. Het Kanban bord is eenvoudig om te leren en te begrijpen. Het bevordert de Werkstroom en minimaliseert de tijd dat een Agile cyclus duurt.

De voordelen van Kanban zijn onder andere:
– Verhogen van de flexibiliteit: Kanban is een evoluerend, vloeiend model. Er zijn geen vastgelegde tijden voor fases en prioriteiten worden geherevalueerd wanneer er nieuwe informatie binnenkomt.
– Vermindert ‘waste’ oftewel verspilling: Kanban draait om het principe om verspilling of waste tegen te gaan door zeker te maken dat het team geen tijd en energie verspilt aan werk dat niet nodig is of niet correct is.
– Makkelijk te begrijpen: De visuele presentatie van Kanban als uitgangspunt maakt het voor allen intuïtief duidelijk en makkelijk te leren. Het team hoeft geen complexe methode te ontwikkelen en Kanban kan makkelijk bovenop andere methodes zoals Scrum of Waterval geïntegreerd worden.
– Verbetert de leverings flow: Kanban teams optimaliseren de werkflow richting de klant of gebruikers. Net als ‘Continuous Delivery’ modellen (CD) focust Kanvas op ‘just-in-time’ levering van waarde en levert resultaten aan gebruikers en/of klanten op regelmatige basis.
– Minimaliseren van Cyclus tijd: De Cyclus tijd is de hoeveelheid tijd die verstreken is om door de hele activiteiten flow van het team te lopen. In Kanban projecten helpt het hele team om ervoor te zorgen dat het werk snel en succesvol door het proces loopt.

Nadelen van Kanban:
Natuurlijk heeft iedere methode ook zijn nadelen. Veel van de nadelen die met Kanban geassocieerd worden ontstaan door het foutief gebruiken of misbruiken van het Kanban bord. Een Bord dat te complex of dat niet up to date is kan leiden tot fouten, verwarring, onwaarheden of miscommunicatie. Hieronder een kort overzicht van de nadelen.
– Een niet up-to-date bord kan tot problemen leiden: Het team moet gebonden en gemotiveerd zijn om het Kanban Board ten alle tijden up-to-date te houden, anders werken zij met verouderde info met alle gevolgen van dien. Als het werk afgerond is op basis van een verouderd Kanban bord, dan ligt vertraging op de loer.
– Teams kunnen het bord te complex maken: Het Kanban bord moet duidelijk en eenvoudig te lezen blijven. Team leden zijn soms geneigd om ‘new tricks’ of extra info aan het bord toe te voegen. Toevoeging van deze toeters en bellen aan het Kanban bord vertroebelen de echte belangrijke info. Weglaten dus, is het devies.
– Het missen van timing: Een veelgehoorde klacht over Kanban is dat men niet precies weet wanneer alles klaar is. De kolommen in een Kanban bord worden alleen gemarkeerd door een fase zoals (To do, in progress, complete) er zijn verder geen tijdsbegrenzingen aan verbonden per fase. Je weet op voorhand dus niet hoe lang een project en een fase exact gaan duren.